Dit is een website van Stimular
Ook van Stichting Stimular: Milieubarometer | MVO-balans | Kansen bij Verkassen | Duurzaam MKB

Organisatie

Wilt u milieuzorg in uw organisatie van de grond te krijgen en vasthouden? Dan is een structuur nodig die de continuïteit waarborgt. Dat betekent keuzes maken over:
  • de plaats van de milieuzorgcoördinator in de organisatie;
  • de samenstelling van een milieuwerkgroep;
  • taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;
  • eventuele externe ondersteuning.
Aansluiting bij bestaande arbo- of kwaliteitszorgstructuren scheelt tijd en inspanning. Hierover leest u meer onder het onderdeel KAM.

Plaats milieuzorgcoördinator

Er zijn een aantal mogelijkheden:
  1. De ideale situatie is als milieuzorg wordt gecoördineerd door een facilitair manager. Een facilitair manager heeft veel invloed binnen de hele organisatie en veel interne milieuzorg maatregelen hangen samen met facilitaire zaken (bijvoorbeeld inkoop, gebouwonderhoud, bodedienst). In het bedrijfsleven is facilitaire zaken dan ook de gebruikelijke plek in de organisatie voor de milieuzorgcoördinator.
  2. In de praktijk zit de milieuzorgcoördinator bij overheden bij de afdeling milieu of VROM, omdat daar inhoudelijke milieukennis aanwezig is. Het nadeel is, dat dit vaak beleidsafdelingen zijn, die weinig invloed hebben op andere afdelingen.
  3. Bij de stafafdeling of bij een afdeling personeelsbeleid. De coördinator heeft meer bevoegdheden en direct contact met het managementteam. Een staffunctionaris met de functie milieuzorgcoördinator biedt ook meer zekerheid op continuïteit en kwaliteit. De functie wordt beter benoemd en raakt niet ondergesneeuwd door andere activiteiten. In de gemeenten Capelle a/d IJssel en Soest valt de coördinatie voor milieuzorg (samen met arbo- en kwaliteitszorg) onder de stafafdeling. Dit bevalt prima.

Milieuwerkgroep

In veel organisaties is er een milieuwerkgroep of een KAM-werkgroep (kwaliteit, arbo en milieu). Stel eerst vast wat de functie van de werkgroep is en ga daarna pas op zoek naar deelnemers. Kijk naar de rol van de werkgroep in:
  • draagvlak in de organisatie;
  • inbreng van ideeën voor milieuzorgactiviteiten;
  • verantwoordelijkheid voor en uitvoering van acties;
  • beslissingen over het budget en het jaarprogramma;
  • het uitvoeren van controles en eventuele audits.

Vaak wordt een werkgroep samengesteld uit medewerkers van betrokken organisatieonderdelen en mensen uit het hogere management. Eventueel neemt een externe adviseur een tijd deel aan de werkgroep.

De milieuzorgcoördinator van de gemeente Groningen geeft aan dat het goed is om het hoofd interne zaken te betrekken bij interne milieuzorg. Deze is verantwoordelijk voor bijvoorbeeld het gebouwenbeheer en heeft meer bevoegdheden dan een medewerker. De milieuzorgcoördinator van de gemeente Doetinchem wil in de werkgroep tenminste iemand van interne zaken, iemand van het hogere management en de arbocoördinator.

Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

De milieuzorgcoördinator en leden van de werkgroep, maar ook andere betrokkenen moeten helderheid hebben over de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden die zij hebben. Wie stuurt aan, wie voert uit, wie controleert? De milieuzorgcoördinator moet voldoende bevoegdheden hebben, anders zal er van de uitvoering weinig terechtkomen. Uitvoerende medewerkers moeten duidelijk weten wat van hen verwacht wordt en waar zij voor verantwoordelijk zijn. Lees hier meer over bij Duurzaamheidsbeleid.

Externe ondersteuning

Milieuzorg is vooral een interne aangelegenheid, draagvlak kan alleen vanuit de organisatie zelf komen. Een milieuzorgcoördinator moet dan ook voldoende tijd (circa 1 fte) en bevoegdheden hebben om milieuzorg te laten slagen. Als de milieuzorgcoördinator hier niet over beschikt, dan zal ook een extern bureau weinig kunnen bereiken. Taken die een extern bureau wel voor u kan uitvoeren zijn bijvoorbeeld:
  • Uitvoeren van nulmeting
  • Technische advies/ inhoudelijke kennis (bijvoorbeeld energiebesparingsonderzoek)
  • Opleiden van milieuzorgcoördinator en andere medewerkers
  • Coachen van de milieuzorgcoördinator
Enkele aandachtspunten voor als u besluit om een externe adviseur in te schakelen:
  • Bedenk dat het duurzaamheidsbeleid bij uw organisatie moet aansluiten en dus niet gekopieerd kan worden van anderen.
  • Zorg dat er aandacht wordt besteed aan de organisatorische aspecten van interne milieuzorg, en niet alleen aan de milieutechnische.
  • Zorg dat u leert van de externe ondersteuning. De kennis en het overzicht moet niet verdwijnen wanneer de adviseur is vertrokken. Het kan zinvol zijn om er zelf meer tijd in te steken en minder over te laten aan de adviseur.
  • Betrek medewerkers er vanaf het begin bij (dus niet pas na de nulmeting of het schrijven van een handboek). Zo sluit het systeem beter aan bij de praktijk en zijn medewerkers gemotiveerd om het in te voeren. Betrek in ieder geval de (potentiële) leden van de werkgroep bij alle stappen.