Dit is een website van Stimular
Ook van Stichting Stimular: Milieubarometer | MVO-balans | Kansen bij Verkassen | Duurzaam MKB

Het Rijk maakt 100.000 werkplekken circulair

Januari 2018

Bij aanbesteden van circulair kantoormeubilair wordt snel gedacht aan het kopen van circulaire tafels en stoelen. Maar in de aanbesteding van het Rijk is de inkoop van nieuw meubilair tot een minimum beperkt. Het doel is juist om het bestaand kantoormeubilair van de zestig rijksorganisaties opnieuw te gebruiken. “Als je geen nieuw meubilair meer koopt, ben je pas echt circulair bezig”.

Sabien van der Leij is categoriemanager kantoorinrichting voor de Rijksoverheid en verantwoordelijk voor de inkoopstrategie voor al het kantoormeubilair binnen de Rijksoverheid. In 2014 sprak ze de ambitie uit voor een volledig circulaire categorie. Met resultaat: in november is de aanbesteding van circulair kantoormeubilair afgerond.

Definitie Circulair

Sabien van der Leij: “Er zijn veel verschillende definities van circulariteit. Voor mij gaat het vooral om zo min mogelijk afval genereren door materialen en grondstoffen zo lang en hoogwaardig mogelijk te gebruiken en hergebruiken. Producten moeten zodanig worden gemaakt dat dit mogelijk is, maar ook als zodanig worden gebruikt. Hergebruik is een belangrijk onderdeel in onze aanpak”.

Hoogwaardig hergebruik versus recycling

In een circulaire economie worden producten en materialen zo lang en hoogwaardig mogelijk hergebruikt voordat ze worden afgedankt en gerecycled. ‘Hoogwaardig’ betekent in de oorspronkelijke vorm of functie. Na recycling zijn grondstoffen vaak niet geschikt voor het maken van de oorspronkelijke producten. Daarom wordt recycling ook wel ‘laagwaardig’ hergebruik genoemd.

Voorbereiding

Het vaststellen van definities en de ambitie was een belangrijk onderdeel van de voorbereiding; wat betekent circulariteit voor kantoormeubilair en hoe ver wil de Rijksoverheid daar in gaan? Het ambitieniveau is ook afhankelijk van wat het Rijk organisatorisch aankan. Het leasen van meubilair, zodat de leverancier eigenaar blijft, past bijvoorbeeld nog niet in het inkoopbeleid van het Rijk. Leaseconstructies werden dus uitgesloten voor de aanbesteding.

Het adviesbureau Turntoo heeft onderzoek gedaan naar de grootste kansen voor circulair kantoormeubilair binnen de Rijksoverheid. Uit dit onderzoek kwam hergebruik van het bestaand materiaal als grootste kans naar voren. Het Rijk heeft steeds minder werkplekken nodig doordat het personeelsbestand krimpt en er steeds meer flexibel wordt gewerkt. De komende jaren komt er voldoende meubilair beschikbaar om te hergebruiken op plekken waar het kantoormeubilair aan vervanging toe is of waar heringericht wordt.

De hele keten betrokken

Om draagvlak te creëren voor de nieuwe aanpak zijn bijeenkomsten georganiseerd met bestuurders en de facilitaire medewerkers van de departementen en andere rijksorganisaties. Ook met marktpartijen is uitgebreid overleg geweest tijdens marktconsultaties, beurs- en leveranciersbezoeken. Al in 2014 is Sabien van der Leij begonnen met het aankondigen van de ambitie van het Rijk ten aanzien van circulair kantoormeubilair, zodat de markt naar de aanbesteding in 2017 toe kon groeien.

De aanbesteding is voorbereid en uitgevoerd vanuit Rijkswaterstaat, door een kernteam met medewerkers vanuit inkoop en contractmanagement en experts op gebied van circulariteit. In het aanbestedingsteam zaten aanvullend nog facilitair medewerkers van ongeveer 8 rijksorganisaties, zodat de hele keten van beleid tot uitvoering betrokken was. De facilitair medewerkers binnen het Rijk zijn belangrijk voor het slagen van de aanpak, omdat zij het gebruikte meubilair opnieuw moeten gaan inzetten. Dat vraagt een andere organisatie, bijvoorbeeld het tijdelijk opslaan van meubilair.

De aanbesteding

De opdracht is Europees aanbesteed met een openbare procedure. Aan de marktpartijen werd gevraagd hoe zij het bestaande meubilair van het Rijk kunnen hergebruiken. Het kleine aandeel kantoormeubilair dat toch nieuw gekocht moet worden, moet modulair zijn zodat het optimaal kan worden gerepareerd en hoogwaardig hergebruikt. In de gunning werd voor een weging gekozen van 80% kwaliteit en 20% prijs. Deze hoge waardering van kwaliteit is nodig om de ambities te realiseren. Om de kwalitatieve inschrijvingen goed te kunnen beoordelen hebben de beoordelaars voorafgaand een opleidingstraject gevolgd zodat zij de ambitie en uitgangspunten van circulariteit goed begrepen. Eén van de inschrijvers spande een kort geding aan tegen de gunningsbeslissing, in de media is dit breed uitgemeten. De rechter heeft geoordeeld dat de gunning op de juiste manier tot stand is gekomen, waarna de uitvoering van de nieuwe overeenkomsten van start kon gaan.

Een belangrijk verschil met voorgaande aanbestedingen van kantoormeubilair is dat de nadruk nu ligt op diensten in plaats van producten zoals onderhoud, reparatie en refurbishment van het bestaande meubilair. Dit biedt leveranciers meer mogelijkheden om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in te zetten, social return.

De contractduur is maximaal 10 jaar met daarbinnen een aantal optiejaren. Een grote verandering heeft tijd nodig. In deze periode gaan de opdrachtgever en twee leveranciers de globaal vastgestelde aanpak verder uitdenken en uitvoeren. De resultaten van de aanpak zijn vastgelegd in een overeenkomst. Het Rijk en de leveranciers hebben prestatie-indicatoren vastgesteld waarmee ze kunnen meten of de ambitie wordt ingevuld. Een voorbeeld zijn de percentages ingezet refurbished meubilair ten opzichte van ingezet nieuw meubilair. De verlengingsopties van het contract zijn afhankelijk van de geleverde prestaties.


'Refurbishment’ is het opknappen van eerder gebruikte producten zodat ze weer als nieuw zijn.

Aanjager van circulariteit in de branche

In de aanbesteding is aangestuurd op selectie van minimaal twee leveranciers. Het zijn er ook twee geworden. Hans Bloemendaal van Rohde & Grahl: “De Rijksoverheid zet met deze aanbesteding een forse stap en is aanjager van circulariteit in onze branche”. Maikel Ruijs van Gispen: “Door het lef van het Rijk in deze aanbesteding wordt de markt gestimuleerd om grote stappen te zetten. De duurzame ambities van deze aanbesteding geven ook een stimulans aan onze ketenpartners, waardoor de aanbesteding een nog groter effect krijgt”. Beide leveranciers raden andere opdrachtgevers aan om de aanbesteding van het Rijk als voorbeeld te nemen. Ze waarderen de heldere definities omtrent circulariteit en de ruimte die de markt krijgt om haar expertise in te zetten voor het realiseren van de ambitie.

Auteur: Marlies Peschier, Stichting Stimular

Duurzame bedrijfsvoering Rijksoverheid

De Rijksoverheid bouwt aan een duurzaam Nederland. Ook binnen haar eigen bedrijfsvoering is duurzaamheid van groot belang. Het programma Versnelling duurzame bedrijfsvoering verduurzaamt alle aspecten van de bedrijfsvoering en zorgt voor opschaling en versnelling van duurzame initiatieven. Zo komt de rijksoverheid tot een kwalitatieve, efficiënte en effectieve bedrijfsvoering waarbij er sprake is van een evenwicht tussen ecologische, sociale en economische belangen.